Privacyverklaring TikTakTender

1. Inleiding

Deze privacyverklaring beschrijft hoe Anculus B.V., handelend onder de naam TikTakTender (“Anculus” of “TikTakTender”), persoonsgegevens verwerkt in het kader van het aanbieden en gebruiken van het TikTakTender-platform, OD-Portaal en aanverwante diensten.

TikTakTender betreft een digitaal informatie-, analyse-, publicatie- en signaleringsplatform op het gebied van aanbestedingen en marktinformatie. Deze privacyverklaring is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens via de website, het platform, communicatiemiddelen, supportdiensten, API-koppelingen, dashboards, rapportages en overige dienstverlening van TikTakTender.

Anculus acht een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens van groot belang en verwerkt persoonsgegevens overeenkomstig de Algemene verordening gegevensbescherming (“AVG”) en overige toepasselijke wet- en regelgeving.

2. Verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens is:

Anculus B.V.

Anderlechtstraat 15

5628 WB Eindhoven

KvK-nummer: 17192859

E-mail: contact@tiktaktender.nl

Voor vragen over deze privacyverklaring of de verwerking van persoonsgegevens kan contact worden opgenomen via bovenstaand e-mailadres.

3. Privacy-uitgangspunten

Bij de verwerking van persoonsgegevens hanteert Anculus onder meer de volgende uitgangspunten:

- persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt voor gerechtvaardigde en duidelijk omschreven doeleinden;

- niet meer persoonsgegevens worden verwerkt dan noodzakelijk;

- persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk;

- passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen worden getroffen;

- waar mogelijk wordt privacy by design en privacy by default toegepast;

- toegang tot persoonsgegevens wordt beperkt tot personen voor wie dit noodzakelijk is.

4. Welke persoonsgegevens worden verwerkt

Afhankelijk van het gebruik van TikTakTender kan Anculus onder meer de volgende persoonsgegevens verwerken:

- naam-, organisatie- en contactgegevens;

- functie- en accountgegevens;

- e-mailadressen en telefoonnummers;

- gebruikers- en inloggegevens;

- communicatiegegevens;

- agenda- en vergadergegevens;

- metadata en loggegevens;

- IP-adressen en apparaatgegevens;

- aanbestedingsdocumenten en bijlagen;

- gegevens die gebruikers zelf uploaden of invoeren;

- support- en ticketinformatie;

- gegevens die zichtbaar worden tijdens supportsessies of schermdelen.

Anculus verwerkt in beginsel geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens, tenzij gebruikers dergelijke gegevens zelf verwerken via TikTakTender en daarvoor een rechtmatige grondslag bestaat.

5. Doeleinden van de verwerking

Anculus verwerkt persoonsgegevens onder meer voor de volgende doeleinden:

- het aanbieden en beheren van TikTakTender;

- authenticatie en toegangsbeheer;

- het publiceren, beheren en analyseren van aanbestedingen;

- het registreren van leveranciers en gebruikers;

- het faciliteren en beheren van inschrijvingen op aanbestedingen en bijbehorende documentuitwisseling;

- het verzenden van signaleringen en notificaties;

- het faciliteren van communicatie en vergaderfunctionaliteiten;

- het leveren van support en technische ondersteuning;

- het bewaken van de beveiliging en continuïteit van TikTakTender;

- facturatie en abonnementsbeheer;

- het verbeteren van functionaliteiten en dienstverlening;

- het voldoen aan wettelijke verplichtingen;

- het voorkomen van fraude, misbruik en beveiligingsincidenten.

6. Rechtsgronden voor verwerking

Anculus verwerkt persoonsgegevens uitsluitend op basis van een geldige rechtsgrond, waaronder:

- uitvoering van een overeenkomst;

- voldoen aan wettelijke verplichtingen;

- gerechtvaardigde belangen van Anculus of gebruikers;

- toestemming van betrokkenen, voor zover vereist.

Het gerechtvaardigd belang van Anculus omvat onder meer het beveiligen van systemen, het verbeteren van dienstverlening, het voorkomen van misbruik en het onderhouden van klantrelaties.

7. Verwerking in opdracht van gebruikers

Voor zover gebruikers via TikTakTender persoonsgegevens verwerken in het kader van aanbestedingen, leverancierscommunicatie of documentbeheer, treedt Anculus in beginsel op als verwerker in de zin van de AVG.

De betreffende gebruiker blijft in dat geval verantwoordelijk voor:

- de rechtmatigheid van de verwerking;

- de inhoud van de gegevens;

- het informeren van betrokkenen;

- het bepalen van bewaartermijnen;

- het afhandelen van verzoeken van betrokkenen.

Op dergelijke verwerkingen is de verwerkersovereenkomst van TikTakTender van toepassing.

8. Support, Teams-sessies en schermdelen

Op verzoek van gebruikers kunnen medewerkers van Anculus ondersteuning verlenen via Microsoft Teams, schermdelen of vergelijkbare communicatiemiddelen. Daarbij kunnen medewerkers van Anculus incidenteel kennisnemen van persoonsgegevens, aanbestedingsinformatie, documenten of andere gegevens die door gebruikers zichtbaar worden gemaakt tijdens support- of ondersteuningssessies. Dergelijke toegang is beperkt tot support-, beheer- en ondersteuningsdoeleinden.

9. Externe platformen en integraties

TikTakTender kan gebruik maken van externe diensten, platformen en integraties van derden, waaronder Microsoft 365, Microsoft Teams, Outlook, TenderNed, TED en cloud- of hostingdiensten.

De beschikbaarheid en werking van dergelijke diensten zijn mede afhankelijk van derde partijen. Voor zover persoonsgegevens worden verwerkt via dergelijke diensten, kunnen aanvullende privacyvoorwaarden van die derde partijen van toepassing zijn.

Anculus heeft geen volledige controle over de wijze waarop externe platformen persoonsgegevens verwerken.

10. Beveiliging

Anculus treft passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, onbevoegde toegang, vernietiging, misbruik, wijziging of onrechtmatige verwerking.

Daarbij wordt onder meer rekening gehouden met:

- de stand van de techniek;

- de uitvoeringskosten;

- de aard van de dienstverlening;

- de aard van de persoonsgegevens;

- de bekende beveiligingsrisico’s.

Ondanks de getroffen maatregelen kan niet worden gegarandeerd dat digitale systemen volledig beschermd zijn tegen cyberaanvallen, malware, ransomware, onbevoegde toegang, datalekken of andere beveiligingsincidenten.

11. Bewaartermijnen

Anculus bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor deze zijn verzameld, tenzij wettelijke bewaarplichten of gerechtvaardigde belangen een langere bewaartermijn vereisen.

Voor bepaalde gegevens en documenten kunnen gebruikers van TikTakTender op grond van toepasselijke aanbestedingsrechtelijke of archiefrechtelijke verplichtingen gehouden zijn gegevens gedurende langere tijd te bewaren. De gebruiker blijft zelf verantwoordelijk voor de naleving van dergelijke bewaarplichten en voor het tijdig veiligstellen van gegevens bij beëindiging van de dienstverlening.

12. Delen van persoonsgegevens

Anculus verstrekt persoonsgegevens uitsluitend aan derden voor zover dat noodzakelijk is voor de dienstverlening, uitvoering van overeenkomsten, wettelijke verplichtingen of gerechtvaardigde bedrijfsvoering.

Persoonsgegevens kunnen onder meer worden gedeeld met:

- hosting- en cloudproviders;

- software- en supportleveranciers;

- e-mail- en communicatiediensten;

- beveiligings- en monitoringdiensten;

- betaal- en facturatiediensten;

- integratie- en API-diensten.

Anculus maakt waar nodig afspraken met dergelijke partijen over de verwerking en beveiliging van persoonsgegevens.

13. Internationale doorgifte

Persoonsgegevens kunnen worden verwerkt binnen en buiten de Europese Economische Ruimte indien gebruik wordt gemaakt van internationale cloud-, hosting- of softwarediensten.

Indien persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, zal Anculus passende waarborgen treffen overeenkomstig de AVG.

14. Cookies en gebruiksgegevens

TikTakTender kan gebruik maken van cookies, sessiegegevens, logbestanden en vergelijkbare technieken voor beveiliging, functionaliteit, analyse en gebruiksgemak.

Voor zover wettelijk vereist zal vooraf toestemming worden gevraagd voor het plaatsen van niet-noodzakelijke cookies of trackingtechnologieën.

15. Rechten van betrokkenen

Betrokkenen hebben, voor zover wettelijk van toepassing, onder meer het recht op:

- inzage;

- rectificatie;

- verwijdering;

- beperking van verwerking;

- dataportabiliteit;

- bezwaar tegen verwerking;

- intrekking van toestemming.

Verzoeken kunnen worden gericht aan contact@tiktaktender.nl. Anculus zal dergelijke verzoeken beoordelen overeenkomstig de AVG.

16. Geautomatiseerde besluitvorming

TikTakTender maakt niet gebruik van uitsluitend geautomatiseerde besluitvorming die rechtsgevolgen heeft voor betrokkenen in de zin van artikel 22 AVG.

Eventuele analyses, classificaties, signaleringen of geautomatiseerde functionaliteiten binnen TikTakTender zijn uitsluitend ondersteunend van aard.

17. Klachten

Betrokkenen hebben het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens indien zij van mening zijn dat persoonsgegevens onrechtmatig worden verwerkt.

18. Wijzigingen

Anculus is gerechtigd deze privacyverklaring van tijd tot tijd te wijzigen. De meest actuele versie wordt gepubliceerd via TikTakTender. Bij wezenlijke wijzigingen kan Anculus gebruikers daarvan actief informeren.

‍